Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения?

Расчет зарплаты за неполный месяц

Под окладом понимается фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ). Как рассчитать зарплату за неполный месяц исходя из оклада, расскажем в нашей консультации.

Неполный месяц – неполный оклад

Величина оклада, как существенное условие трудовых отношений между работодателем и работником, подлежит обязательному включению в трудовой договор с работником (ст. 57 ТК РФ).

Поскольку установленный работнику оклад выплачивается при условии, что месяц работником отработан полностью, при неполной отработке месяца весь свой оклад работник уже не получит. Ему будет причитаться часть оклада, рассчитанная пропорционально количеству отработанных дней в текущем месяце.

Пример. Работнику установлен оклад в размере 80 000 рублей в месяц при пятидневной рабочей неделей с двумя выходными днями (суббота и воскресенье). В августе 2016 года работник отработал 21 рабочий день, а в сентябре с 19.09.2016 находился в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Таким образом, за август работник получит оклад полностью – 80 000 рублей. А в сентябре при 22 рабочих днях по производственному календарю работник трудился только 12 рабочих дней. Следовательно, его сентябрьский заработок исходя из оклада составит 43 636,36 рублей (80 000 рублей / 22 дня * 12 дней).

Конечно, нельзя забывать, что кроме оклада работнику будут полагаться еще отпускные. Так что общая сумма заработной платы за сентябрь у работника может оказаться даже больше его обычного оклада.

Зарплата ниже МРОТ в неполном месяце

Мы уже писали о том, что зарплата работника (федерального или регионального, если последний установлен). Но речь, естественно, идет о том случае, когда месяц работником отработан полностью, но в итоге ему начислили сумму меньше минималки.

Если же месяц работник отработал не полностью, сумма его заработной платы может оказаться ниже МРОТ и нарушением трудового законодательства это являться не будет.

Нормальная продолжительность рабочей недели не должна превышать 40 часов (ст. 91 ТК РФ). Но сотрудник может отработать меньше. Например, если он был в отпуске, болел или устроился в компанию не с начала месяца.

Кроме того, сотрудник по договоренности с администрацией может трудиться не пять рабочих дней в неделю, а четыре. Или не восемь часов в день, а шесть-семь. Соответственно, и заработок такого сотрудника будет меньше. На работу с неполным графиком можно перевести любого сотрудника по его заявлению или по соглашению сторон. Вот образец такого соглашения:

Оплата неполностью отработанного месяца

Согласно Трудовому кодексу РФ при расчете заработной платы учитываются только рабочие дни. Если отработан неполный месяц, заработная плата должна быть рассчитана пропорционально отработанным в этом месяце дням, вести учет которых – прямая обязанность администрации (ст. 91 ТК РФ). Таким образом, принимать в расчет календарные дни, приходящиеся на отработанное время, не нужно.

Когда отработан неполный месяц сумму зарплаты к начислению рассчитайте по формуле:

Пример
В ООО »Ветер» установлена пятидневная рабочая неделя. Ю. Г. Самохвалов работает главным бухгалтером компании с окладом 40 тыс. руб. В феврале он написал заявление с просьбой установить ему по семейным обстоятельствам неполную рабочую неделю – с понедельника по четверг.

Режим неполного рабочего времени был установлен с 1 марта. Руководитель подписал соответствующий приказ, а также было оформлено дополнительное соглашение к трудовому договору.

Посчитаем зарплату Самохвалова за март. В этом месяце 20 рабочих дней. Помимо общеустановленных выходных в этом месяце сотрудник не работал четыре дня (7, 14, 21 и 28 марта). То есть всего он отработал 16 дней (20 – 4).

Таким образом, зарплата, причитающаяся Самохвалову за март, составит:
40 000 руб. : 20 дн. x 16 дн. = 32 000 руб.

Если в том или ином месяце работник был в отпуске рассчет поменяется. Рассмотрим две, наиболее типичные, ситуации.

Пример
Оклад сотрудника ООО »Планета» П. А. Васильева 30 000 руб. В компании установлена обычная пятидневка. Рассчитаем ему зарплату за январь.

В январе 17 рабочих дней. 1–8 января – это выходные. На период с 27 по 31 января включительно приходится пять рабочих дней. Таким образом, работнику нужно начислить (помимо отпускных):

30 000 руб. : 17 дн. x 5 дн. = 8823,53 руб

Вариант 2
Васильев был в отпуске с 9 января по 2 февраля 2014 года включительно. В этом случае за январь он получит только отпускные. Оплачивать первые восемь дней января никаких оснований нет. Кстати, за февраль он получит полный оклад. Если, конечно, отработает все рабочие дни этого месяца. Тот факт, что 1 и 2 февраля пришлись на отпуск, значения не имеет. Ведь эти два дня – выходные.

По тем же правилам рассчитывается заработная плата и за тот месяц, в котором работник только устроился в компанию.

Пример
Сотрудник ООО »Мир» С. Д. Федоров устроился в компанию 5 марта. Рассчитаем ему зарплату за этот месяц. Оклад работника составляет 25 000 руб. В марте 20 рабочих дней.

На период с 5 по 31 марта включительно приходится 18 рабочих дней. Таким образом, работнику нужно начислить:
25 000 руб. : 20 дн. x 18 дн. = 22 500 руб.

Оплата неполного рабочего дня

Перейдем к ситуации, когда сотрудник трудится неполный рабочий день. В данном случае формула будет такая:

Пример
В ООО »Весна» установлена пятидневная рабочая неделя. Главный бухгалтер компании Л. П. Калугина написала заявление с просьбой сократить ей по семейным обстоятельствам рабочий день с восьми до семи часов. То есть на один час.

Режим неполного рабочего времени был установлен с 1 марта. Руководитель компании подписал соответствующий приказ, а также было оформлено дополнительное соглашение к трудовому договору.

Посчитаем зарплату Калугиной за март. В этом месяце 20 рабочих дней, или 159 рабочих часов. Каждый день сотрудница трудилась на час меньше. То есть всего она отработала 139 часов (159 – 20). Месячный оклад работницы – 30 000 руб.

Таким образом, зарплата, причитающаяся Калугиной за март, составит:
30 000 руб. : 159 ч x 139 ч = 26 226,42 руб.

Зарплата за неполный месяц и МРОТ

На практике вполне возможна ситуация, что если отработан не полный месяц сумма, которую заработает сотрудник, окажется меньше МРОТ (5554 руб. на текущий момент) или регионального минимума. Или даже вообще за истекший месяц работнику не будет начислено ни копейки заработной платы. Так вот, в такой ситуации доплачивать сотруднику до минималки не нужно. Для этого нет оснований.

Статьей 133 ТК РФ установлено, что ниже МРОТ не может быть месячная заработная плата работников, полностью отработавших норму рабочего времени. То есть тех работников, которые трудились полный рабочий день весь месяц. Следовательно, если месячная норма рабочего времени выполнена не полностью, то зарплата может оказаться меньше МРОТ. И никакого нарушения тут не будет. Главное, чтобы работнику изначально была установлена заработная плата не меньше месячного МРОТ или регионального минимума.

Пример
Работник ЗАО »Время» Л. А. Северов устроился в компанию 27 февраля. В феврале 20 рабочих дней. Его оклад составляет 32 000 руб. Исходя из этого, его зарплата за два отработанных в феврале дня составит:
32 000 руб. : 20 дн. x 2 дн. = 3200 руб

Это меньше минимальной месячной заработной платы (5554 руб.). Однако доплачивать до этой суммы или до регионального минимума работнику не нужно.

Некоторым работодателям иногда приходится принимать решение о необходимости сокращения затрат на заработную плату путём введения режима неполной рабочей недели. Обычно это происходит в тех случаях, когда руководство предприятия посчитает, что работники обеспечивают высокую производительность труда и они вполне могут исполнять свои должностные обязанности за неполное рабочее время. Рассмотрим, как вводится в организации данный режим и каким образом производится расчет зарплаты за неполный месяц.

Руководство компании выбрать любой из двух способов:

• Оформить и оплатить простой;
• Заключить с работником соглашение о вводе неполной рабочей недели.

Если имеют место обстоятельства, на которые ни работник, ни работодатель повлиять не в силах, то сотруднику полагается оплата - не менее 2/3 от его средней зарплаты. Поэтому простой по инициативе руководства предприятия практически не применяется. Работодатели выбирают второй вариант, объявляя о вводе неполного рабочего времени в организации.

Расчет зарплаты за неполный месяц представляет собой пропорциональный расчет количеству проработанных сотрудником дней. Формула представлена на рисунке ниже. Следует иметь в виду что сотрудник может договориться с работодателем о уменьшении количества рабочих дней в недели или уменьшить количество часов. Для этого необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Как вводится режим неполного рабочего времени?

Статья 93 ТК РФ предусматривает ввод на предприятии неполной рабочей недели за счёт оформления соглашения между администрацией и работником. При этом мнение и согласие сотрудника в учёт не берутся. Он вправе выполнить любое из следующих действий:

• дать своё согласие на перевод на неполное рабочее время;
• расторгнуть трудовой договор по обоюдному соглашению сторон;
• прервать действие данного документа по инициативе работодателя по причине сокращения штата предприятия.

Во избежание претензий со стороны проверяющих органов работодатель уведомляет о своем решении профсоюзные органы (если таковые имеются). Кроме этого, он обязан проинформировать службу занятости о предстоящем изменении режима рабочего времени.

В организации издается приказ о введении данного режима.

Все работники получают заявление с просьбой об установлении неполного рабочего времени. К нему должно быть приложено дополнение к трудовому договору. В нем указывается следующая информация:

1. об установлении неполной рабочей недели;
2. о предстоящем режиме работы;
3. об условиях трудовой оплаты;
4. о сроке действия соглашения.

Что касается периода, в течение которого будет действовать режим неполной рабочей недели, то на него установлено ограничение - не более 6 месяцев.

Неполная рабочая неделя не влияет на исчисление трудового стажа, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска и других трудовых прав.

Работник может отказаться трудиться в режиме неполного рабочего времени. В этом случае производится расторжение трудового договора по обоюдному согласию сторон либо по инициативе руководства с основанием сокращения штата сотрудников предприятия. При этом работнику предоставляются все компенсации, положенные при увольнении.

Если заработная плата за неполный месяц оказалась ниже чем МРОТ, то работодатель не обязан доплачивать, т.к. по законодательству заработная плата за полностью отработанный месяц не может быть меньше МРОТ (см. → )

Пример #1. Расчет зарплаты за неполный месяц сотрудника

Иванов С.В. с 14 мая по 15 июля 2014 г. будет работать неполную рабочую неделю. Оклад данного сотрудника – 25 000 руб.
В мае 2014 г. – 19 рабочих смен; в июне 2014 г. – 19; в июле 2014 г. – 23 (в соответствии с производственным календарём).

25 000 руб./19 смен х 17 отработанных смен = 22368,42 руб.

За июнь 2014 г.:

25 000 руб./19 смены х 17 отработанных смен = 22368,42 руб.

За июль 2014 г.:

25 000 руб./23 смен х 17 отработанных смен = 18478,26 руб.

Пример #2. Расчет зарплаты за неполный месяц

Внесем некоторые изменения в условия – учтём предпраздничные дни в каждом месяце (8 мая, 11 июня). Вновь произведем расчет зарплаты за неполный месяц.

Иванов С.В. с 14 мая по 15 июля 2014 г. будет работать неполную рабочую неделю. Оклад Иванова С.В. – 25 000 руб.
В мае 2014 г. – 151 рабочий час; в июне 2014 г. – 151; в июле 2014 г. – 176 (по производственному календарю).

Заработная плата за май 2014 г. составит:

За июнь 2014 г.:

25 000 руб./151 ч. х 138 отработанных ч. = 22847,68 руб.

За июль 2014 г.:

25 000 руб./176 ч. х 138 отработанных ч. = 19602,27 руб.